Viele mittelständische Unternehmen stehen vor einem ähnlichen Problem: Die Website ist wichtig für das Geschäft, aber es gibt keinen Website Manager, der sich strategisch und operativ darum kümmert. Stattdessen landen Anforderungen aus dem Fachbereich – Marketing, Vertrieb, Kundenservice – häufig unsortiert bei der IT oder einer externen IT-Agentur. Das Ergebnis: Missverständnisse, lange Abstimmungsschleifen, Nacharbeit und am Ende Funktionen, die nicht so funktionieren, wie sie eigentlich gemeint waren.
Genau hier setzt eine Rolle an, die in größeren Organisationen oft „Website Manager“ oder „Product Owner“ heißt, in kleineren Strukturen aber häufig fehlt: jemand, der die Website pflegt und betreut, zwischen Fachbereich und IT vermittelt, Anforderungen sauber brieft, das Ergebnis testet und am Ende freigibt.
Das Kernproblem: Eine Lücke zwischen Idee und Umsetzung
In vielen Unternehmen gibt es zwar Ideen, was auf der Website verbessert werden soll – eine neue Landingpage, ein neues Formular, ein optimierter Checkout-Prozess, eine überarbeitete Produktseite. Was oft fehlt, ist die Übersetzung dieser Idee in eine Anforderung, die die IT direkt umsetzen kann: Wie soll es aussehen? Wie soll es funktionieren? Wie soll sich die Funktion bei Fehleingaben verhalten? Welche bestehenden Systeme sind betroffen?
Ohne diese Übersetzungsarbeit passiert häufig eines von zwei Dingen: Entweder die IT setzt etwas um, das an den eigentlichen Bedürfnissen vorbeigeht, weil wichtige Details fehlten. Oder es entstehen endlose Rückfragen, die Projekte unnötig verzögern.
Was ein Website Manager / Product Owner konkret leistet
Die Rolle lässt sich grob in fünf Aufgabenbereiche unterteilen:
1. Anforderungen briefen Aus einer vagen Idee („Wir brauchen ein besseres Kontaktformular“) wird eine klare, umsetzbare Spezifikation – inklusive Pflichtfeldern, Fehlerbehandlung, Datenschutzanforderungen und technischen Rahmenbedingungen. Das spart der IT Rückfragen und verhindert Fehlentwicklungen.
2. Testing über verschiedene Geräte hinweg Eine Funktion, die am Desktop gut aussieht, kann auf dem Smartphone unbrauchbar sein. Systematisches Testen auf unterschiedlichen Geräten und Browsern deckt solche Probleme auf, bevor sie live gehen und Kunden betreffen.
3. Feedback strukturieren Statt „das fühlt sich komisch an“ gibt es konkrete, nachvollziehbare Rückmeldungen an die IT – mit klarer Priorisierung, was kritisch ist und was eine spätere Optimierung sein kann.
4. Freigabe und Qualitätssicherung Am Ende steht eine bewusste Entscheidung: Ist die Funktion bereit für den produktiven Einsatz? Diese Verantwortung braucht jemand, der sowohl die fachlichen Anforderungen als auch die Nutzerperspektive im Blick hat.
5. Inhalte aktuell halten Die Webseite hilft dem Kunden nicht viel, wenn Inhalte unvollständig, fehlerhaft oder veraltet sind. Der Product Owner / Website Manager hat ein Auge darauf, auch mithilfe von Tools für Session Recordings wie Microsoft Clarity, die Schwachstellen aufdecken.
Warum das gerade für den Mittelstand relevant ist
Große Konzerne haben oft eigene Produktteams mit UX-Researchern, Product Ownern und QA-Spezialisten. Mittelständische Unternehmen können sich solche Teamgrößen selten leisten. Die Website läuft dann häufig „nebenbei“ mit, verantwortet von jemandem aus dem Marketing oder der IT, für den das nicht die Kernaufgabe ist.
Ein externer Website Manager schließt diese Lücke, ohne dass eine komplette interne Struktur aufgebaut werden muss. Das Unternehmen bekommt punktuell die Expertise, die es braucht, für die Inhaltsaktualisierung, die Steuerung von Anforderungen, für strukturiertes Testing und für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Website.
Wichtig: Diese Rolle ersetzt keine IT
Ein Punkt sollte dabei klar sein: Ein Website Manager oder Product Owner in dieser Form ist kein Ersatz für Entwicklung. Die konkrete technische Umsetzung – Programmierung, Serverkonfiguration, Systemintegration – bleibt Aufgabe der IT, egal ob intern oder als externe Agentur.
Die Stärke dieser Rolle liegt genau in der Schnittstellenfunktion: gute Anforderungen liefern, die die IT effizient umsetzen kann, und das Ergebnis fundiert prüfen, bevor es live geht. Erfolgreich ist das Modell nur dann, wenn eine funktionierende Zusammenarbeit mit einem IT-Team oder einer Agentur besteht – als Ergänzung, nicht als Konkurrenz.
Was das für Unternehmen konkret bedeutet
Für mittelständische Unternehmen ohne eigenes Webteam kann diese Rolle bedeuten:
- weniger Missverständnisse zwischen Fachbereich und IT
- schnellere Umsetzung, weil Anforderungen von Anfang an klarer sind
- weniger Nacharbeit durch systematisches Testing vor dem Livegang
- eine klare Verantwortlichkeit für die Qualität der Website, statt geteilter oder unklarer Zuständigkeit
Das sind keine revolutionären Veränderungen, sondern eine spürbare Professionalisierung eines Bereichs, der in vielen Unternehmen bislang eher nebenbei mitläuft. Gerade in dieser Kombination – klare Prozesse, ohne dass gleich eine ganze Abteilung aufgebaut werden muss – liegt der praktische Nutzen für den Mittelstand.
Wie sich das in der Praxis anfühlt
Wie sich diese Zusammenarbeit im Alltag auswirkt, beschreibt eine Kundin so:
„Wir sind total dankbar, dass Claudia uns bei unserer Website und Typo3 unterstützt. Sie ist schnell, extrem kundenorientiert, gibt super-guten Input, … ist aktiv mit dabei, dass unsere Website immer besser wird. Dies alles ohne große Betreuung … d.h. man spart enorm Zeit!“
— Stephanie Wedehase, Keller & Bohacek GmbH & Co. KG
Genau das ist der Kern des Modells: weniger Aufwand für interne Betreuung, dafür spürbar mehr Tempo und Qualität bei der Weiterentwicklung der Website.
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